جلسات هیئت مدیره اولین دوره رسمی کانون - سال 1405

ششمین جلسه کانون روز دوشنبه 4 خرداد ۱۴۰۵؛ تشکیل گردید. در این جلسه، موضوعات مختلفی مورد بحث و بررسی قرار گرفت که اهم آن به شرح زیر است: مقرر شد پیگیری امور اداری کانون و نیز امور مربوط به کمیسیون‌ها، با نظارت و مدیریت جناب آقای توکلی انجام پذیرد. پیشنهاد شد پرداخت‌ها حتی‌الامکان از طریق لینک پرداخت انجام شود در صورتی که دستگاه پوز منتفی شود، این روش مبنای دریافت‌ها قرار گیرد. عناوین کمیسیون‌های کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد در این خصوص جمع‌بندی نهایی در ادامه انجام شود. مقرر شد وضعیت برگزاری انتخابات جهت تعیین نمایندگان استانی حداکثر تا هفته آینده مشخص شود و در خصوص مسائل مربوط به مالیات نیز بررسی‌های لازم انجام شد و تعیین‌تکلیف صورت گرفت.

پنجمین جلسه کانون روز دوشنبه 28 اردیبهشت ۱۴۰۵؛ به درخواست کانون و با موافقت جناب آقای مهندس افخمی، مدیرکل محترم اداره ثبت تهران و تا زمان فراهم‌شدن محل مناسب برای کانون، در اداره کل برگزار گردید. در این جلسه، موضوعات متعددی مورد بررسی قرار گرفت که خلاصه و جمع‌بندی آن به شرح زیر است:

1. بازنگری عناوین کمیسیون‌ها: عناوین فعلی کمیسیون‌ها مورد بازبینی قرار گرفت و مقرر شد اصلاحات لازم پس از جمع‌بندی نهایی اعمال شود.
2. وضعیت حساب جدید کانون: به‌دلیل محدودیت‌های موجود و شرایط فعلی بانک مرکزی، افتتاح حساب جدید هنوز نهایی نشده است. انتخاب بانک مقصد نیز به جلسه آتی موکول شد.
3. بررسی محل کانون: چند مکان مناسب برای استقرار کانون بررسی شده اما به‌دلیل محدودیت بودجه، امکان تهیه آن‌ها در حال حاضر وجود ندارد.
4. ساعات فعالیت سامانه: مقرر شد ساعات فعالیت سامانه همانند سامانه دفاتر اسناد رسمی باشد؛ یعنی روزهای جمعه و تعطیلات رسمی غیرفعال بوده و تنها در مناسبت‌های مذهبی ـ مطابق فهرستی که اعلام خواهد شد ـ فعال می‌گردد.
5. مبنای محاسبه درصد کانون: با توجه به ابلاغ اساسنامه در اسفندماه ۱۴۰۲، مقرر شد محاسبه درصد سهم کانون از ابتدای سال ۱۴۰۳ ملاک عمل قرار گیرد. همچنین مطابق آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی، عدم پرداخت حق‌السهم، منجر به انفصال 3-6 ماهه خواهد شد.
6. دفترچه عقد موقت: موضوع چاپ دفترچه عقد موقت مطرح و مقرر شد هماهنگی‌های لازم با اماکن و سایر مراجع ذی‌ربط برای پذیرش این دفترچه انجام شود.
7. ارائه طرح برای مشاور روابط عمومی (آقای کسائی‌زاده): ایشان ضمن معرفی سوابق خود (۳ تا ۴ سال همکاری با کانون دفاتر اسناد رسمی)، اقدامات پیشین خود را تشریح کردند؛ از جمله:

- ایجاد پایگاه اطلاع‌رسانی
- تلویزیون اینترنتی
- رادیو کاتب
- ثبت ۶ دی به عنوان روز دفتر اسناد رسمی در تقویم، با مصوبه شورای عالی انقلاب فرهنگی

همچنین پیشنهادهایی برای کانون ازدواج ارائه دادند، از جمله:
- طراحی و ثبت لوگوی جدید کانون
- تهیه سیم‌کارت سازمانی و ایجاد شبکه‌های اجتماعی رسمی
- پیشنهاد روز ملی ازدواج (از طریق مسیر مشابه مصوبه شورای عالی انقلاب فرهنگی)
- طراحی اپلیکیشن موبایل
- ایجاد «تلفن‌خانه کانون» برای مشاوره و پاسخ‌گویی
- راه‌اندازی تلویزیون اینترنتی ویژه حوزه ازدواج
- برنامه‌ریزی برای برگزاری نخستین همایش کشوری کانون در سال آینده
- تهیه مجله و ویژه‌نامه و پیگیری اخذ مجوزهای مربوط
ایشان همچنین اعلام کردند که سال گذشته حدود پنج میلیارد تومان تجهیزات برای حوزه روابط‌ عمومی برای کانون دفاتر اسناد رسمی تأمین شده است.
8. نظارت بر مشارکت استان‌ها: تأکید شد کانون‌های استانی تحت نظارت اداری کانون مرکز فعالیت می‌کنند. همچنین درخصوص عدم مشارکت برخی استان‌ها در بحث ساعت سامانه، تذکرات لازم داده شد.

چهارمین جلسه کانون روز سه‌شنبه ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۵؛ از ساعت ۳ الی ۶ عصر کماکان در دفتر یکی دیگر از اعضاء تشکیل شد. در این نشست، نحوه انتخاب نمایندگان کانون در استان‌های فاقد کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد نمایندگان این استان‌ها از طریق انتخابات الکترونیکی انتخاب شوند. در همین راستا ستاد انتخابات با حضور آقایان توکلی، رئیسی و سلطانی تشکیل شد و مسئولیت برگزاری انتخابات الکترونیکی در استان‌های مذکور به این ستاد واگذار گردید.
همچنین در این جلسه، برای نخستین‌بار نشست کانون در بستر برنامه ویراستی برگزار شد و تعدادی از همکاران از نقاط مختلف کشور به‌عنوان مستمع آزاد در آن حضور یافتند. از دیگر موضوعات مطرح‌شده در این جلسه، پیگیری مراحل نهایی اخذ شناسه ملی کانون بود که توسط جناب آقای سلطانی انجام شد و به تأیید ریاست کانون رسید.
در ادامه، طرح ایجاد واحد فناوری کانون توسط مهندس فراهانی، از کارشناسان اصلی سامانه ثبت وقایع، ارائه شد و مورد بحث و بررسی اعضا قرار گرفت، این طرح از سوی جناب آقای محمدی؛ مسئول کمیسیون فناوری کانون، مورد نقد و بررسی و طرح چالش‌هایی قرار گرفت. همچنین مهندس ضیائی نیز دیدگاه‌ها و پیشنهادهای خود را درباره این طرح مطرح کردند. در پایان مقرر شد بررسی‌های بیشتری درباره این طرح در جلسات آینده انجام شود.

سومین جلسه کانون روز سه‌شنبه 7 اردیبهشت 1405؛ از ساعت 6:30 الی 10 صبح در دفتر یکی از اعضاء تشکیل شد. در این جلسه ادامه آئین‌نامه داخلی کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و جهت ارائه نقطه نظرات و پيشنهادات به كانون‌های استانی ابلاغ شد. شایان ذکر است اعضای هیئت‌مدیره کانون به‌منظور پیشبرد اهداف و پیگیری مستمر امور جاری، در طول هفته جلسات برخط(آنلاین) متعددی را برگزار می‌کنند.

دومین جلسه کانون روز سه‌شنبه 25 فروردین 1405؛ روز تعطیل رسمی از ساعت 7 صبح در دفتر یکی از اعضاء تشکیل شد. در این جلسه آئین‌نامه داخلی کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت. همچنین مواردی چون طراحی آرم جدید برای کانون، پیگیری تعرفه، ثبت شناسه کانون و افتتاح حساب بانکی، تعیین نمایندگان کانون مرکز در استان‌های فاقد کانون، پرداخت الکترونیک و ... جهت پیگیری به اعضاء محترم ابلاغ شد.

اولین جلسه رسمی کانون روز سه‌شنبه ۱۸ فروردین ۱۴۰۵؛ بلافاصله پس از مراسم تحلیف در نمازخانه اداره‌کل تشکیل شد؛ اما با اعلام ضرورت تخلیه ساختمان، جلسه ناتمام ماند. با این حال، در ادامه و در راستای تأکیدات ریاست محترم سازمان، سرفصل‌هایی برای بررسی و تدوین نحوه اجرای محورهای مطرح‌شده به اعضای هیئت‌مدیره ابلاغ شد. همچنین در این جلسه، مسئولیت‌ اعضای هیئت‌مدیره تعیین شد و مقرر گردید این موارد برای اعلام رسمی، طی نامه‌ای به سازمان ارسال شود.

برخی از صورتجلسات دوره 4 کانون - سال 1396   

صورتجلسه جلسه اول

صورتجلسه جلسه دوم

صورتجلسه جلسه سوم

صورتجلسه جلسه چهارم