جلسات هیئت مدیره اولین دوره رسمی کانون مرکز . سال 1405

نهمین جلسه کانون روز دوشنبه 25 خرداد ۱۴۰۵؛ تشکیل گردید. این جلسه با قرائت آیاتی از قرآن مجید آغاز شد. در این جلسه جناب آقای توکلی به دلیل کسالت و عارضه‌ی قلبی در جلسه حضور نداشتند؛ هیئت‌مدیره ضمن آرزوی سلامتی و تندرستی برای ایشان، برای وی آرزوی شفای عاجل نمودند. در ادامه مباحث ذیل مورد بحث و بررسی قرار گرفت. شایان ذکر می‌باشد که این جلسه بخاطر شروع جلسه دیگر توسط خود اداره کل ثبت زودتر از وقت مقرر پایان یافت.

۱. امور عمومی و اعضا
انتخابات: گزارش روند انتخابات ارائه شد. مشخص گردید که انتخابات در تمامی استان‌ها با موفقیت برگزار شده و تنها استان «ایلام» نیاز به برگزاری مجدد انتخابات دارد که در دستور کار قرار گرفت.

۲. مسائل مالی و بانکی
رفع انسداد حساب‌ها: مشکل انسداد حساب‌ بانکی سابق کانون با پیگیری‌های صورت‌گرفته مرتفع گردید و موجودی آن به حساب جدید منتقل گردید.
مدیریت حساب‌ها: دو حساب مجزا برای کانون افتتاح شد تا در صورت بروز هرگونه اختلال در یکی از حساب‌ها، فرآیند مالی کانون دچار وقفه نشود.
ساماندهی پرداخت‌ها: پیشنهاد شد جهت سهولت در پرداخت‌های الکترونیک، فرآیند اختصاص شناسه پرداخت به هر سردفتر عملیاتی شود ولی چون پیش‌بینی می‌شود سامانه پرداخت ظرف مدت یک ماه راه‌اندازی و نیاز به شناسه اختصاصی برطرف گردد.

۳. فناوری اطلاعات و ارتباطات
خطوط سازمانی کانون: مقرر شد در هفته جاری، سیم‌کارت‌های سازمانی برای کانون تهیه گردد تا مالکیت کلیه کانال‌های ارتباطی در شبکه‌ها به نام «کانون» ثبت شود.
همکاری‌های فنی: جهت راه‌اندازی سامانه اختصاصی کانون، از تجربیات و توان فنی «کانون سردفتران اسناد رسمی» بهره‌گیری خواهد شد که این موضوع هم‌اکنون در دست اقدام است.

۴. امور بازرسی و شکایات
فرآیند رسیدگی: چک‌لیست مربوطه توسط جناب آقای حیدری تهیه شده است. مقرر گردید تا زمان پیاده‌سازی کامل فرآیند در اتوماسیون اداری، روند رسیدگی به شکایات به صورت حضوری انجام شود تا ضمن احراز هویت دقیق، مستندات پرونده با دقت بررسی گردند. چرخه ارجاع شکایت بدین صورت تعیین شد: ثبت در کانون و سپس ارجاع به واحد بازرسی.

۵. صندوق حمایت و تعاون (طرح پیشنهادی جناب آقای یمینی)
ساختار: بحث و تبادل نظر پیرامون تأسیس نهادی مستقل تحت عنوان «صندوق حمایت و تعاون» صورت گرفت. مقرر شد این صندوق با رویکردی حمایتی (و نه صرفاً تعاونی) فعالیت کند و عضویت در آن برای سردفتران سراسر کشور امکان‌پذیر باشد.
محورهای فعالیت: اساسنامه و ارکان این صندوق شامل مواردی نظیر وام‌های قرض‌الحسنه، کمک‌هزینه درمان، فوت و ترحیم، کمک‌هزینه تحصیلی، حمایت در شرایط بحرانی، توسعه خدمات بیمه‌ای، بازنشستگی و همچنین درآمدهای حاصل از سرمایه‌گذاری خواهد بود.
اهداف کلان: تقویت همبستگی صنفی و حمایت معیشتی از اعضا در مواقع ضروری.

۶. برنامه‌های فرهنگی و رفاهی
اقدامات پیشنهادی: پیشنهادهایی از جمله انعقاد قرارداد با هتل‌های مشهد (ویژه ایام محرم و اربعین) و همچنین تأمین کالا (مانند کت و شلوار) با تخفیف ویژه برای سردفتران ارائه شد که مورد استقبال قرار گرفت.
کارت طلایی: طرح صدور «کارت طلایی» جهت ارائه خدمات رفاهی و صنفی به سردفتران مطرح و مقرر شد جزئیات اجرایی آن بررسی شود.

۷. تکالیف و مصوبات
احکام کمیسیون‌ها: احکام مسئولیت رؤسای کمیسیون‌ها صادر و ابلاغ گردد.
ارائه نقشه راه: تمامی کمیسیون‌ها موظف شدند نقشه راه یک‌ساله خود را تدوین و ارائه نمایند.
اطلاع‌رسانی: مقرر شد اطلاعیه‌های مربوط به مشاوره مالیاتی و خدمات فناوری کانون به فوریت منتشر شود.
هماهنگی بین‌صنفی: تأکید بر استمرار جلسات و هماهنگی‌ها با «کانون سردفتران اسناد رسمی» مورد تأکید قرار گرفت.

هشتمین جلسه کانون روز دوشنبه 18 خرداد ۱۴۰۵؛ تشکیل گردید. این جلسه با قرائت آیاتی از قرآن مجید و ذکر حکایتی از کتاب «تذکرة‌الاولیاء» عطار نیشابوری آغاز گردید؛ داستانی از برخورد بایزید بسطامی با یک سگ که در آن برخورد، سگ به زبان حال به بایزید یادآور می‌شود: یا شیخ «در عالم سبق السابق چه پیش آمد که تو را در این دنیا لباس بایزیدی پوشاندن و بر من پوست سگ». این داستان جهت یادآوری تواضع در خدمت و پرهیز از کبر در جایگاه مدیریتی قرائت شد.
اهم مصوبات و محورهای مورد بحث به شرح ذیل می‌باشد:
۱. امور تشکیلاتی و ساختار اداری
مقرر گردید جهت انتظام‌بخشی به ساختار اداری کانون، چارت اداری از کانون سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی الگوبرداری و بومی‌سازی شود. عناوین کمیسیون‌های تخصصی تصویب شد و مقرر گردید اعضای هر کمیسیون نسبت به معرفی اعضای کمیسیون اقدام نموده و کمیسیون فناوری و خدمات الکترونیک با واحد فناوری اداره کل ثبت اسناد و املاک هماهنگی عملیاتی داشته باشد. مقرر شد جهت پیشبرد امور تخصصی، همکاران به‌ عنوان «مشاور» دعوت به همکاری شوند، اما برای انجام امور اجرایی، از کارمندان استخدامی استفاده گردد. از زحمات واحد فناوری بابت پیگیری‌های هفته گذشته و تکمیل فرم‌های مربوطه تقدیر به عمل آمد و این کمیسیون مامور به تهیه جدول راهنمای ادغام دفاتر شد. جهت صیانت از حرفه، مقرر شد برای بازرسی از دفاتر، «چک‌لیست امور شکلی» تهیه شود تا تمرکز بر فرآیندهای اداری باشد و از ورود به امور محتوایی اجتناب گردد. اتخاذ تصمیم در خصوص نحوه ارجاع شکواییه‌ها به جلسات آتی موکول گردید.
2. خدمات صنفی و آموزشی
کمیسیون مالی و اداری مامور شد جهت تسهیل در امور مالیاتی و ارسال اظهارنامه‌ها، مقدمات لازم را فراهم نموده تا خدمات مشاوره‌ای و اجرایی را با قیمتی پایین‌تر از نرخ بازار به همکاران ارائه دهند. کمیسیون آموزش مامور شد به صورت مجازی دوره آموزشی ثبت وقایع طلاق برای سردفتران جدید را تهیه و منتشر کند.
3. نکات مدیریتی
جناب آقای رئیسی؛ از اعضاء علی‌البدل هیئت مدیره با اشاره به ذهنیت‌های پیشین، از زحمات شبانه‌روزی جناب آقای مظفری؛ ریاست محترم کانون قدردانی کرده و ایشان را ستون اصلی فعالیت‌های اجرایی کانون برشمردند.
4. انتخابات
بر ضرورت برگزاری دقیق و منظم انتخابات در استان‌های فاقد کانون تأکید گردید.

هفتمین جلسه کانون روز دوشنبه 11 خرداد ۱۴۰۵؛ تشکیل گردید. در این جلسه عنوان شد که در حوزه دفاتر اسناد رسمی ۶ سامانه فعال وجود دارد. همچنین اشاره شد سامانه ثبت ازدواج و طلاق در حال حاضر در مرحله مناقصه برای باز طراحی قرار دارد و تاکنون باز طراحی اساسی برای آن انجام نشده است. در همین راستا مطرح شد که اگر منابع مالی کافی در اختیار کانون بود، امکان ورود مستقیم و اجرای این پروژه‌ها توسط کانون نیز وجود داشت.
در بخش بعدی از جلسه به موضوع سامانه کاتب و مشکلات آن اشاره و مقرر شد به صورت مستمر مشکلات آن رصد و منتقل شود.
سپس موضوع سهم کانون از حق‌التحریر مورد بحث قرار گرفت. بر اساس اساسنامه‌ای که در اسفند ۱۴۰۲ ابلاغ شده، سهم ۲ درصدی برای کانون پیش‌بینی شده بود؛ اما به دلایلی خود قوه، از تاریخ ابلاغ تعرفه سال 1405 مقدار ۵ درصد را تصویب کرد. برآورد می‌شود این ۵ درصد، سالانه حدود ۱۲۰ میلیارد تومان درآمد برای کانون‌ها ایجاد کند.سهم ۲ درصدی معوق برای دو سال نیز مجموعا حدود ۲۵ میلیارد تومان برآورد می‌شود که به طور میانگین سهم هر سردفتر حدود ۷ میلیون تومان می‌باشد.
در ارتباط با این موضوع، اعضاء دیدگاه‌های متفاوتی مطرح نمودند. آقای رئیسی اعلام کردند که این موضوع نیازمند بررسی دقیق است. آقای حیدری از منظر حقوقی اعلام نمودند در صورت صدور بخشنامه از سوی سازمان، امکان طرح دعوا و حتی ابطال آن در مراجع قانونی وجود خواهد داشت. آقای زین‌العابدین نیز در این بخش اظهار داشتند که به دلایل مختلف درآمد دفاتر کاهش یافته و تعرفه‌های موجود نیز چندان رضایت‌بخش نیست و مخالفت خود را با اخذ 2 درصد معوق اعلام نمودند. در ادامه، آقای مظفری ضمن اعلام موافقت خود با اخذ درصد معوق، پیشنهاد دادند جدولی از هزینه‌های مورد نیاز برای راه‌اندازی کانون‌های استانی تهیه شود تا مشخص گردد برای آغاز فعالیت این کانون‌ها چه میزان منابع مالی لازم است. آقای یمینی اعلام کردند در صورت توجیه و روشنگری مناسب با این موضوع موافق هستند. آقای سلطانی مخالفت خود را اعلام کردند. آقای توکلی نیز مخالف بودند و اظهار داشتند بهتر است نقش نظارتی و حمایتی کانون حفظ شود و در نهایت آقای محمدی به جهت ایجاد امکانات و تشکیلات اداری و عقب ماندگی کانون در این زمینه موافقت خود را با اخذ درصد معوق اعلام نمودند.
آقای مظفری با اشاره به فضای روانی موجود بیان کردند که اگرچه اصل موضوع از نظر افکار عمومی روشن است، اما پرداخت یا عدم پرداخت ۲ درصد با سازمان ثبت است. در نهایت، پس از بحث و تبادل نظر، اکثریت اعضای حاضر با دریافت ۲ درصد معوق مخالفت کردند.
در بخش دیگری از جلسه آقای مظفری تأکید کردند در طول دوره فعالیت خود، هیچ اقدامی برخلاف مصوبات هیئت‌ مدیره انجام نشده است و حتی ادوار گذشته در موضوع ایجاد سقف پس از استقبال و اقبال ایجاد شده، علیرغم مخالفت شخصی خود این موضوع عملیاتی شده است.
در ادامه تأکید شد فضای گفتگوها در گروه‌های مجازی باید حرفه‌ای و محترمانه باشد و از طرح مباحثی که شائبه شخصی یا حاشیه‌ای ایجاد می‌کند پرهیز شود. همچنین مقرر شد اطلاعات مربوط به گروه‌های فعال در شبکه‌های اجتماعی توسط آقای محمدی جمع‌آوری و پس از طرح در شورای مجازی ساماندهی شود.
در انتهای جلسه در خصوص نمایندگان استانی کانون مرکز نیز عنوان شد که انتخابات به صورت الکترونیکی تاریخ ۲۳ خرداد، از ساعت ۷ تا 14، از طریق ارسال نامه به کد یونیک دفتر آقای توکلی(83936) از طریق سامانه ثبت وقایع برگزار شود.

ششمین جلسه کانون روز دوشنبه 4 خرداد ۱۴۰۵؛ تشکیل گردید. در این جلسه، موضوعات مختلفی مورد بحث و بررسی قرار گرفت که اهم آن به شرح زیر است: مقرر شد پیگیری امور اداری کانون و نیز امور مربوط به کمیسیون‌ها، با نظارت و مدیریت جناب آقای توکلی انجام پذیرد. پیشنهاد شد پرداخت‌ها حتی‌الامکان از طریق لینک پرداخت انجام شود در صورتی که دستگاه پوز منتفی شود، این روش مبنای دریافت‌ها قرار گیرد. عناوین کمیسیون‌های کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد در این خصوص جمع‌بندی نهایی در ادامه انجام شود. مقرر شد وضعیت برگزاری انتخابات جهت تعیین نمایندگان استانی حداکثر تا هفته آینده مشخص شود و در خصوص مسائل مربوط به مالیات نیز بررسی‌های لازم انجام شد و تعیین‌تکلیف صورت گرفت.

پنجمین جلسه کانون روز دوشنبه 28 اردیبهشت ۱۴۰۵؛ به درخواست کانون و با موافقت جناب آقای مهندس افخمی، مدیرکل محترم اداره ثبت تهران و تا زمان فراهم‌شدن محل مناسب برای کانون، در اداره کل برگزار گردید. در این جلسه، موضوعات متعددی مورد بررسی قرار گرفت که خلاصه و جمع‌بندی آن به شرح زیر است:

1. بازنگری عناوین کمیسیون‌ها: عناوین فعلی کمیسیون‌ها مورد بازبینی قرار گرفت و مقرر شد اصلاحات لازم پس از جمع‌بندی نهایی اعمال شود.
2. وضعیت حساب جدید کانون: به‌دلیل محدودیت‌های موجود و شرایط فعلی بانک مرکزی، افتتاح حساب جدید هنوز نهایی نشده است. انتخاب بانک مقصد نیز به جلسه آتی موکول شد.
3. بررسی محل کانون: چند مکان مناسب برای استقرار کانون بررسی شده اما به‌دلیل محدودیت بودجه، امکان تهیه آن‌ها در حال حاضر وجود ندارد.
4. ساعات فعالیت سامانه: مقرر شد ساعات فعالیت سامانه همانند سامانه دفاتر اسناد رسمی باشد؛ یعنی روزهای جمعه و تعطیلات رسمی غیرفعال بوده و تنها در مناسبت‌های مذهبی ـ مطابق فهرستی که اعلام خواهد شد ـ فعال می‌گردد.
5. مبنای محاسبه درصد کانون: با توجه به ابلاغ اساسنامه در اسفندماه ۱۴۰۲، مقرر شد محاسبه درصد سهم کانون از ابتدای سال ۱۴۰۳ ملاک عمل قرار گیرد. همچنین مطابق آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی، عدم پرداخت حق‌السهم، منجر به انفصال 3-6 ماهه خواهد شد.
6. دفترچه عقد موقت: موضوع چاپ دفترچه عقد موقت مطرح و مقرر شد هماهنگی‌های لازم با اماکن و سایر مراجع ذی‌ربط برای پذیرش این دفترچه انجام شود.
7. ارائه طرح برای مشاور روابط عمومی (آقای کسائی‌زاده): ایشان ضمن معرفی سوابق خود (۳ تا ۴ سال همکاری با کانون دفاتر اسناد رسمی)، اقدامات پیشین خود را تشریح کردند؛ از جمله:

- ایجاد پایگاه اطلاع‌رسانی
- تلویزیون اینترنتی
- رادیو کاتب
- ثبت ۶ دی به عنوان روز دفتر اسناد رسمی در تقویم، با مصوبه شورای عالی انقلاب فرهنگی

همچنین پیشنهادهایی برای کانون ازدواج ارائه دادند، از جمله:
- طراحی و ثبت لوگوی جدید کانون
- تهیه سیم‌کارت سازمانی و ایجاد شبکه‌های اجتماعی رسمی
- پیشنهاد روز ملی ازدواج (از طریق مسیر مشابه مصوبه شورای عالی انقلاب فرهنگی)
- طراحی اپلیکیشن موبایل
- ایجاد «تلفن‌خانه کانون» برای مشاوره و پاسخ‌گویی
- راه‌اندازی تلویزیون اینترنتی ویژه حوزه ازدواج
- برنامه‌ریزی برای برگزاری نخستین همایش کشوری کانون در سال آینده
- تهیه مجله و ویژه‌نامه و پیگیری اخذ مجوزهای مربوط
ایشان همچنین اعلام کردند که سال گذشته حدود پنج میلیارد تومان تجهیزات برای حوزه روابط‌ عمومی برای کانون دفاتر اسناد رسمی تأمین شده است.
8. نظارت بر مشارکت استان‌ها: تأکید شد کانون‌های استانی تحت نظارت اداری کانون مرکز فعالیت می‌کنند. همچنین درخصوص عدم مشارکت برخی استان‌ها در بحث ساعت سامانه، تذکرات لازم داده شد.

چهارمین جلسه کانون روز سه‌شنبه ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۵؛ از ساعت ۳ الی ۶ عصر کماکان در دفتر یکی دیگر از اعضاء تشکیل شد. در این نشست، نحوه انتخاب نمایندگان کانون در استان‌های فاقد کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد نمایندگان این استان‌ها از طریق انتخابات الکترونیکی انتخاب شوند. در همین راستا ستاد انتخابات با حضور آقایان توکلی، رئیسی و سلطانی تشکیل شد و مسئولیت برگزاری انتخابات الکترونیکی در استان‌های مذکور به این ستاد واگذار گردید.
همچنین در این جلسه، برای نخستین‌بار نشست کانون در بستر برنامه ویراستی برگزار شد و تعدادی از همکاران از نقاط مختلف کشور به‌عنوان مستمع آزاد در آن حضور یافتند. از دیگر موضوعات مطرح‌شده در این جلسه، پیگیری مراحل نهایی اخذ شناسه ملی کانون بود که توسط جناب آقای سلطانی انجام شد و به تأیید ریاست کانون رسید.
در ادامه، طرح ایجاد واحد فناوری کانون توسط مهندس فراهانی، از کارشناسان اصلی سامانه ثبت وقایع، ارائه شد و مورد بحث و بررسی اعضا قرار گرفت، این طرح از سوی جناب آقای محمدی؛ مسئول کمیسیون فناوری کانون، مورد نقد و بررسی و طرح چالش‌هایی قرار گرفت. همچنین مهندس ضیائی نیز دیدگاه‌ها و پیشنهادهای خود را درباره این طرح مطرح کردند. در پایان مقرر شد بررسی‌های بیشتری درباره این طرح در جلسات آینده انجام شود.

سومین جلسه کانون روز سه‌شنبه 7 اردیبهشت 1405؛ از ساعت 6:30 الی 10 صبح در دفتر یکی از اعضاء تشکیل شد. در این جلسه ادامه آئین‌نامه داخلی کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت و جهت ارائه نقطه نظرات و پيشنهادات به كانون‌های استانی ابلاغ شد. شایان ذکر است اعضای هیئت‌مدیره کانون به‌منظور پیشبرد اهداف و پیگیری مستمر امور جاری، در طول هفته جلسات برخط(آنلاین) متعددی را برگزار می‌کنند.

دومین جلسه کانون روز سه‌شنبه 25 فروردین 1405؛ روز تعطیل رسمی از ساعت 7 صبح در دفتر یکی از اعضاء تشکیل شد. در این جلسه آئین‌نامه داخلی کانون مورد بحث و بررسی قرار گرفت. همچنین مواردی چون طراحی آرم جدید برای کانون، پیگیری تعرفه، ثبت شناسه کانون و افتتاح حساب بانکی، تعیین نمایندگان کانون مرکز در استان‌های فاقد کانون، پرداخت الکترونیک و ... جهت پیگیری به اعضاء محترم ابلاغ شد.

اولین جلسه رسمی کانون روز سه‌شنبه ۱۸ فروردین ۱۴۰۵؛ بلافاصله پس از مراسم تحلیف در نمازخانه اداره‌کل تشکیل شد؛ اما با اعلام ضرورت تخلیه ساختمان، جلسه ناتمام ماند. با این حال، در ادامه و در راستای تأکیدات ریاست محترم سازمان، سرفصل‌هایی برای بررسی و تدوین نحوه اجرای محورهای مطرح‌شده به اعضای هیئت‌مدیره ابلاغ شد. همچنین در این جلسه، مسئولیت‌ اعضای هیئت‌مدیره تعیین شد و مقرر گردید این موارد برای اعلام رسمی، طی نامه‌ای به سازمان ارسال شود.

برخی از صورتجلسات دوره 4 کانون - سال 1396   

صورتجلسه جلسه اول

صورتجلسه جلسه دوم

صورتجلسه جلسه سوم

صورتجلسه جلسه چهارم