سامانه «کاتب» زیر ذره‌بین؛
از نقدهای فنی تا وعده اصلاحات در نشست مشترک کانون و سازمان ثبت

در پی بروز اختلالات و چالش‌های گسترده در سامانه «کاتب»، نشست تخصصی ویژه‌ای با حضور نمایندگان کانون، مسئولین محترم دفتر نظارت بر اجرای اسناد رسمی، مسئول دفتر توسعه سامانه‌های سازمان ثبت و تیم فنی پیمانکار جهت بررسی وضعیت و ایرادات فنی سامانه برگزار شد. این نشست که با هدف واکاوی ایرادات و یافتن راهکارهای عملیاتی برای رفع آنها تشکیل شده بود، به بازخوانیِ صریحِ مشکلات انجامید.

انتقاد از شتاب‌زدگی و فقدان «فاز پایلوت»
یکی از محورهای اصلی و اعتراضی در این جلسه، چرایی عدم اجرای آزمایشی(پایلوت) سامانه بود. نمایندگان کانون با طرح این پرسش که چرا طرحی با این سطح از گستردگی، پیش از اجرای سراسری، دست‌کم به مدت ۶ ماه در یک استان به صورت پایلوت اجرا نشد تا ایراداتِ سیستمی در محیطی کنترل‌شده شناسایی و مرتفع گردد، گلایه خود را از تحمیل بارِ این شتاب‌زدگی بر دوش دفاتر اعلام کردند.
مسئولین حاضر در جلسه ضمن تأیید منطقی بودن این انتقاد، دلیل اصلی این نقیصه را «تکالیف قانونی» عنوان کردند. آن‌ها تصریح کردند که به دلیل الزامِ «برنامه هفتم توسعه» که اجرای سامانه را برای شهریورماه سال گذشته تکلیف کرده بود، عملاً فرصتی برای اجرای آزمایشی وجود نداشته و سازمان ناگزیر به اجرای سراسری شده است.

خطاهای سیستمی و قفل‌شدگی دیتابیس؛ ناتوانی کاربران در اصلاح خطا
یکی از انتقادات تند در این نشست، مربوط به کیفیت داده‌های دریافتی از دیتابیس سازمان بود. نمایندگان کانون در این جلسه اعلام کردند که در بسیاری از موارد، اطلاعات پایه‌ای که از سوی سازمان به سامانه تغذیه می‌شود، دارای اشتباهات فاحش(از جمله مشخصات سردفتران و وضعیت کفالت‌ها) است و مشکل بزرگ‌تر اینجاست که سامانه اجازه اصلاح موردی این خطاها را حتی به پیمانکار سامانه نمی‌دهد و آن‌ها را ناچار می‌کند برای هر تغییر کوچک، منتظر اقدامات اصلاحی از سوی خود سازمان بمانند که این امر منجر به ایجاد گره‌های اجرایی می‌شود.

واکاوی چالش‌ها در چهار دسته کلیدی
در این نشست، مشکلات مطروحه از سوی سردفتران که پیش‌تر به صورت پراکنده مطرح شده بود، در چهار دسته مشخص طبقه‌بندی شد تا مسیر پیگیری هر کدام شفاف شود:
۱. ایرادات مربوط به سازمان: بخشی از مشکلات، ناشی از داده‌های ناقص یا دستورالعمل‌های سازمانی است (مانند خطاهای دیتابیس در مشخصات سردفتران و وضعیت کفالت‌ها). مقرر شد سازمان با صدور دستورات لازم، این نواقص را رفع کرده و امکان اصلاح موردی را تسهیل نماید.
۲. ایرادات مربوط به پیمانکار: نقایص فنی مستقیماً به وظایف پیمانکار مربوط می‌شود و وی ملزم به اصلاحات نرم‌افزاری گردید.
۳. چالش‌های آموزشی: مسئولین سازمان معتقدند بخشی از گلایه‌ها ناشی از عدم آشنایی کامل با فرآیندهای جدید سامانه است؛ لذا مقرر شد با آموزش‌های تکمیلی و استفاده از تجربیات همکارانِ مطلع، این خلأ برطرف شود.
۴. عوامل زیرساختی: بخشی از اختلالات ناشی از وضعیت اینترنت و زیرساخت‌های ارتباطی کشور است که خارج از کنترل طرفین می‌باشد.

تأکید بر «عدم قطعیت» در فرآیندهای اجرایی
از مسائل مطرح شده موضوع «ختم پرونده‌ها» بود. نمایندگان کانون با تأکید بر اینکه در سامانه فعلی، تنها «درخواست‌کننده» هستند، اعلام کردند که زمان دقیق اجرای درخواست‌ها کاملاً منوط به تصمیمات و سرعت عمل «اداره اجرا» است. این عدم قطعیت، پاسخگویی به ارباب‌رجوع را با دشواری مواجه کرده و انتقادات شدیدی را برانگیخته است؛ موضوعی که مقرر شد در فرآیندهای آتی برای رفع آن، پروسه‌ای شفاف‌تر طراحی شود.

تعهد کانون مرکز به پیگیری تا حصول نتیجه
در پایان این جلسه، ضمن پذیرش وجود شکاف میان «الزامات قانون» و «واقعیت‌های اجرایی»، بر لزوم رسیدن به نقطه تعادل تأکید شد.
به اطلاع همکاران گرامی می‌رساند که «کانون مرکز» با جدیت کامل پیگیر رفع تمامی این مشکلات است. جناب آقای «مرزوقی» به‌عنوان رابطِ ویژه، مسئولیت دریافت گزارش ایرادات و پیگیری مستمر آن‌ها تا مرحله نهایی را بر عهده دارند. روند اصلاحات آغاز شده و پیگیری‌ها تا رسیدن سامانه به نقطه مطلوب و کارآمدیِ مورد انتظار ادامه خواهد داشت.