سامانه «کاتب» زیر ذره‌بین؛
از نقدهای فنی تا وعده اصلاحات در نشست مشترک کانون و سازمان ثبت

در پی بروز اختلالات و چالش‌های گسترده در سامانه «کاتب»، نشست تخصصی ویژه‌ای با حضور نمایندگان کانون، مسئولین محترم دفتر نظارت بر اجرای اسناد رسمی، مسئول دفتر توسعه سامانه‌های سازمان ثبت و تیم فنی پیمانکار جهت بررسی وضعیت و ایرادات فنی سامانه برگزار شد. این نشست که با هدف واکاوی ایرادات و یافتن راهکارهای عملیاتی برای رفع آنها تشکیل شده بود، به بازخوانیِ صریحِ مشکلات انجامید.

انتقاد از شتاب‌زدگی و فقدان «فاز پایلوت»
یکی از محورهای اصلی و اعتراضی در این جلسه، چرایی عدم اجرای آزمایشی(پایلوت) سامانه بود. نمایندگان کانون با طرح این پرسش که چرا طرحی با این سطح از گستردگی، پیش از اجرای سراسری، دست‌کم به مدت ۶ ماه در یک استان به صورت پایلوت اجرا نشد تا ایراداتِ سیستمی در محیطی کنترل‌شده شناسایی و مرتفع گردد، گلایه خود را از تحمیل بارِ این شتاب‌زدگی بر دوش دفاتر اعلام کردند.
مسئولین حاضر در جلسه ضمن تأیید منطقی بودن این انتقاد، دلیل اصلی این نقیصه را «تکالیف قانونی» عنوان کردند. آن‌ها تصریح کردند که به دلیل الزامِ «برنامه هفتم توسعه» که اجرای سامانه را برای شهریورماه سال گذشته تکلیف کرده بود، عملاً فرصتی برای اجرای آزمایشی وجود نداشته و سازمان ناگزیر به اجرای سراسری شده است.

خطاهای سیستمی و قفل‌شدگی دیتابیس؛ ناتوانی کاربران در اصلاح خطا
یکی از انتقادات تند در این نشست، مربوط به کیفیت داده‌های دریافتی از دیتابیس سازمان بود. نمایندگان کانون در این جلسه اعلام کردند که در بسیاری از موارد، اطلاعات پایه‌ای که از سوی سازمان به سامانه تغذیه می‌شود، دارای اشتباهات فاحش(از جمله مشخصات سردفتران و وضعیت کفالت‌ها) است و مشکل بزرگ‌تر اینجاست که سامانه اجازه اصلاح موردی این خطاها را حتی به پیمانکار سامانه نمی‌دهد و آن‌ها را ناچار می‌کند برای هر تغییر کوچک، منتظر اقدامات اصلاحی از سوی خود سازمان بمانند که این امر منجر به ایجاد گره‌های اجرایی می‌شود.

واکاوی چالش‌ها در چهار دسته کلیدی
در این نشست، مشکلات مطروحه از سوی سردفتران که پیش‌تر به صورت پراکنده مطرح شده بود، در چهار دسته مشخص طبقه‌بندی شد تا مسیر پیگیری هر کدام شفاف شود:
۱. ایرادات مربوط به سازمان: بخشی از مشکلات، ناشی از داده‌های ناقص یا دستورالعمل‌های سازمانی است (مانند خطاهای دیتابیس در مشخصات سردفتران و وضعیت کفالت‌ها). مقرر شد سازمان با صدور دستورات لازم، این نواقص را رفع کرده و امکان اصلاح موردی را تسهیل نماید.
۲. ایرادات مربوط به پیمانکار: نقایص فنی مستقیماً به وظایف پیمانکار مربوط می‌شود و وی ملزم به اصلاحات نرم‌افزاری گردید.
۳. چالش‌های آموزشی: مسئولین سازمان معتقدند بخشی از گلایه‌ها ناشی از عدم آشنایی کامل با فرآیندهای جدید سامانه است؛ لذا مقرر شد با آموزش‌های تکمیلی و استفاده از تجربیات همکارانِ مطلع، این خلأ برطرف شود.
۴. عوامل زیرساختی: بخشی از اختلالات ناشی از وضعیت اینترنت و زیرساخت‌های ارتباطی کشور است که خارج از کنترل طرفین می‌باشد.

تأکید بر «عدم قطعیت» در فرآیندهای اجرایی
از مسائل مطرح شده موضوع «ختم پرونده‌ها» بود. نمایندگان کانون با تأکید بر اینکه در سامانه فعلی، تنها «درخواست‌کننده» هستند، اعلام کردند که زمان دقیق اجرای درخواست‌ها کاملاً منوط به تصمیمات و سرعت عمل «اداره اجرا» است. این عدم قطعیت، پاسخگویی به ارباب‌رجوع را با دشواری مواجه کرده و انتقادات شدیدی را برانگیخته است؛ موضوعی که مقرر شد در فرآیندهای آتی برای رفع آن، پروسه‌ای شفاف‌تر طراحی شود.

تعهد کانون مرکز به پیگیری تا حصول نتیجه
در پایان این جلسه، ضمن پذیرش وجود شکاف میان «الزامات قانون» و «واقعیت‌های اجرایی»، بر لزوم رسیدن به نقطه تعادل تأکید شد.
به اطلاع همکاران گرامی می‌رساند که «کانون مرکز» با جدیت کامل پیگیر رفع تمامی این مشکلات است. جناب آقای «مرزوقی» به‌عنوان رابطِ ویژه، مسئولیت دریافت گزارش ایرادات و پیگیری مستمر آن‌ها تا مرحله نهایی را بر عهده دارند. روند اصلاحات آغاز شده و پیگیری‌ها تا رسیدن سامانه به نقطه مطلوب و کارآمدیِ مورد انتظار ادامه خواهد داشت.

کمیسیون فناوری و خدمات الکترونیک
کمیسیون آموزش ، طرح و‌ برنامه
10 تیر 1405

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

• در ادامه، پاسخ مسئولین سامانه کاتب به اشکالات اعلامیِ کانون استان آذربایجان‌شرقی بشرح ذیل ارائه می‌گردد:

۱- خطاهای مربوط به تطبیق اطلاعات سند ازدواج در هنگام ثبت درخواست صدور اجرائیه: در برخی موارد سامانه خطای عدم مطابقت اطلاعات دفترخانه مبدأ با اطلاعات وارد شده را نمایش می‌دهد؛ در حالی که اطلاعات سند صحیح بوده و نیاز به امکان اصلاح و تطبیق آسان‌تر اطلاعات وجود دارد.
این ایراد بخاطر وجود اشتباه در دیتابیس سازمان و عدم بروزرسانی اطلاعات سردفتران می‌باشد و بایست توسط دفتر توسعه حل گردد و دوستانی که این مشکل را دارند در تکمیل دقیق فرم خوداظهاری دقت نمایند.

۲- مشکلات ورود و دسترسی کاربران: مواردی مانند عدم فعال بودن دسترسی پرتال، عدم شناسایی شخص، خروج ناگهانی از سامانه پس از ورود و مشکلات احراز هویت باعث توقف فرآیند ثبت درخواست می‌شود.
این ایراد بخاطر مشکلات عمومی اینترنت می‌باشد.

۳- نقص در نمایش و دریافت اطلاعات وراث در برخی استعلام‌ها: اطلاعات کامل وراث نمایش داده نمی‌شود؛ از جمله عدم درج نام مادر و خواهر در فهرست وراث که در موارد مربوط به شناسایی و توقیف سهم‌الارث می‌تواند موجب ابهام و مشکل اجرایی گردد.
این ایراد بخاطر عدم آشنایی کامل سردفتران محترم با سامانه جدید می‌باشد و لازم به ذکر هست که جهت نمایش نقش‌های فوق باید گزینه "زن" انتخاب گردد. کانون مرکز پیشنهاد اصلاح عنوان مربوطه را به گزینه "نسبت با متوفی" داد تا از بروز این اشتباه جلوگیری شود.

۴- نبود یا محدود بودن برخی درخواست‌های اجرایی لازم است (درخواست‌های پرکاربرد از جمله):

• استعلام اموال (ملک، خودرو، حساب‌های بانکی و سایر دارایی‌ها)
  مقرر شد ایجاد گردد هرچند که ادارات اجرا راسا نسبت به استعلام تمامی اموال مدیون اقدام می‌کنند.
• توقیف حقوق و مزایا
  در بخش کسر از حقوق وجود دارد.
• معرفی شماره شبای بستانکار جهت واریز وجوه وصولی
  مقرر شد ایجاد گردد.
• رفع بازداشت اموال
  در سامانه وجود دارد.
• درخواست انسداد حساب بانکی
  توسط ادارات اجرا استعلام و مسدود می‌گردند.
• درخواست توقیف سهم‌الارث به‌صورت شفاف و قابل دسترس در سامانه پیش‌بینی شود.
  مقرر شد ایجاد گردد.

۵- ابهام در فرآیند درخواست‌های تبعی: وجود دو بخش با عنوان‌های مشابه «درخواست‌های تبعی دفترخانه» و «درخواست‌های تبعی» موجب سردرگمی کاربران شده و لازم است تفاوت و کاربرد هر بخش به‌صورت روشن مشخص گردد.
این دو عنوان بخاطر سامانه خودکاربری است که اشخاص مستقیما از عنوان درخواست‌های تبعی استفاده خواهند کرد و سردفتران محترم از گزینه درخواست‌های تبعی دفترخانه استفاده نمایند.

۶- مشکل در چاپ و ثبت برخی اطلاعات تقاضانامه: در برخی موارد اطلاعات وارد شده در مرحله ثبت تقاضا در نسخه چاپی درج نمی‌شود یا ناقص نمایش داده می‌شود.
این ایراد اصلاح شده است.

۷- محدودیت حجم فایل‌های پیوست: الزام کاهش حجم فایل‌ها بدون وجود ابزار مناسب فشرده‌سازی در سامانه، موجب مشکل برای دفاتر و مراجعین شده است.
طبق اعلام پیمانکار سامانه، ایجاد این امکان هزینه قابل توجهی دارد.

۸- مشکلات عملیات پس از صدور اجرائیه: درخواست‌هایی مانند رفع بازداشت، ختم عملیات اجرایی، اقدامات تبعی پرونده و پیگیری وصول، نیازمند مسیر مشخص‌تر و دسترسی ساده‌تر می‌باشد.
طبق جدولی که بعدا ارائه خواهد شد این اقدامات سهل الوصول‌تر خواهند شد.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

• همچنین پاسخ مسئولین سامانه کاتب به اشکالات اعلامیِ کانون استان گیلان بشرح ذیل ارائه می‌گردد:

 1- در قسمت وراث، نام مادر و خواهر وجود ندارد.
برای نمایش این عناوین، ابتدا بایست عنوان زن انتخاب شود.

2- چنانچه یکی از وراث فوت نموده باشند، سامانه فرد فوت‌شده را قبول نمی‌نماید؛ لذا باید به‌عنوان بدهکار دوم وارد نمود تا ورثه احدی از وراث درج شود.
مقرر شد اصلاح گردد.

3- در قسمت توقیف اموال، به جهت اینکه اکثر متقاضیان از اموال منقول و غیرمنقول بدهکار اطلاع ندارند، فیلدی با عنوان «درخواست شناسایی اموال» تعبیه شود.
این استعلام توسط خود ادارات اجرا انجام می‌شود و نیازی به درخواست نیست.

4- چنانچه مهریه زوجه وجه نقد باشد، در فیلد اول باید مقدار مندرج در سند نکاحیه نوشته شود و در فیلد سوم مقدار مورد تقاضا؛ اما به جهت اینکه در این قسمت باید مبلغی که به نرخ روز محاسبه می‌گردد درج شود، سامانه مقدار بیشتر از فیلد اول را نمی‌پذیرد و بالاجبار باید فیلد اول و سوم مساوی باشد.
محاسبه و درج بروز این مبالغ جزو وظایف دفترخانه نبوده و بر عهده ادارات اجرا می‌باشد.

5- پیشنهاد می‌گردد در صورتی که مهریه زوجه وجه نقد باشد، با شاخص بانک مرکزی لینک شده و از محاسبه متفاوت و اختلاف دفترخانه و واحد اجرا و عودت اجرائیه جلوگیری شود.

مثل سوال قبلی محاسبه و درج بروز این مبالغ جزو وظایف دفترخانه نبوده و بر عهده ادارات اجرا می‌باشد و در صورتی که ادارات اجرا شهرستان‌ها چنین درخواستی از دفترخانه دارند خارج از حدود اختیارات ادارات می‌باشد.

6- در قسمت صدور اجرائیه کفالتی، نام دفتر کفیل در چاپ تقاضانامه نمی‌آید.
در اکثر موارد گزارش شده این مشکل حل شده ولی در برخی موارد هنوز ایراد باقی است که مقرر شد اصلاح گردد.

7- در قسمت خودرو، شماره پلاک مناطق آزاد وجود ندارد، در حالی‌که در اکثر کشورها خودروهای مناطق آزاد وجود دارد.
مقرر شد ایجاد گردد.

8- در قسمت دفترخانه ازدواج مبدأ، گاه دو دفتر همنام وجود دارد که باید یکی حذف شود؛ به‌عنوان مثال نام دو دفتر همنام ازدواج ۲۱۱ رشت با نام مرحوم پورجعفر و دفتر ازدواج ۲۱۱ با نام عبداله رجا بهشتی وجود دارد که دومی مورد قبول می‌شود.
چنین اشتباهاتی مربوط به اطلاعات پایه هست که بایست توسط دفتر توسعه اصلاح و به پیمانکار سامانه جهت درج در سامانه تحویل گردد.

9- شروط ضمن عقد باید توضیح داده شود؛ از قبیل مهریه عندالاستطاعه یا مهریه مؤجل.

10- در قسمت طلاق شروط ضمن عقد نداریم؛ باید شروط و الزامات دادگاه نوشته شود.

11- اغلب پس از ورود به کاتب، بلافاصله خارج شده و باید مجدد ورود نمود.
گاها بخاطر شرایط حاکم بر اینترنت عمومی کشور این اتفاق می‌افتد

12- زمان استفاده از کاتب محدود است که باید زمان آن را افزایش داد.
بخاطر شرایط امنیتی امکان این افزایش وجود ندارد. 

13- درج ۲ عنوان «درخواست تبعی» و «درخواست تبعی دفترخانه»، موجب سردرگمی است؛ پیشنهاد می‌شود به یک عنوان واحد تغییر یابد.
به جواب ایراد شماره ۵ کانون آذربایجان‌شرقی مراجعه گردد.

14- در چاپ تقاضانامه گاهی اطلاعات وارد شده چاپ نمی‌شود.
در موارد گزارش شده اصلاح شده است.

15- پیشنهاد می‌گردد گزینه «Resize» در کنار فیلد ارسال مدارک برای تسهیل بارگذاری تعبیه شود.
به جواب ایراد شماره ۷ کانون آذربایجان‌شرقی مراجعه گردد.