در نشست کارگروه پیگیری سامانه کاتب که با حضور مسئولین ثبتی سامانه «کاتب» شامل آقایان حمدالهی؛ مدیر کل نظارت بر اجرای اسناد رسمی سازمان، مهندس ناصر‌زاده؛ طراح سامانه کاتب و خانم کلامی؛ دبیر کارگروه فناوری ستاد اجرا و آقایان رئیسی، میرزین العابدینی، حیدری و محمدی از اعضاء هیئت مدیره کانون تشکیل شد مسائل و مشکلات مربوط به عملکرد این سامانه مورد بررسی و تبادل نظر قرار گرفت.

در این جلسه مقرر شد:

• مشخصات سردفتران از طریق کانون به‌روزرسانی شود و امکان دریافت آخرین اطلاعات سردفتران از طریق سامانه ثبت وقایع بررسی شود.
• پیام خطای «اتصال به اینترنت» که در برخی موارد علی‌رغم برقرار بودن اینترنت نمایش داده می‌شود، مورد بررسی و اصلاح قرار گیرد.
• موضوع تداخل استفاده از VPN با سامانه کاتب نیز در دستور بررسی قرار گرفت که در صورت امکان کلا VPN حذف گردد.
• در خصوص «رمز تصدیق» نحوه عملکرد آن بازبینی شده و در صورت امکان به‌صورت اختیاری درآید.
• در خصوص مدت زمان فعالیت در سامانه، زمان کار با سامانه افزایش یابد؛ به‌گونه‌ای که تا زمانی که کاربر در حال انجام عملیات است، ارتباط فعال باقی بماند و در صورت عدم فعالیت، پس از حدود نیم ساعت کاربر به‌صورت خودکار از سامانه خارج شود.
• امکان واکشی اطلاعات همانند سامانه قبلی صرفاً با استفاده از کد ملی و تاریخ تولد فراهم گردد.
• ایراد مربوط به عودت پرونده‌ها نیز جهت بررسی و رفع مشکل در دستور کار قرار گرفت.
• بارگذاری برخی مدارک مانند تصویر شناسنامه و کارت ملی به صورت اختیاری درآید.
• موضوع نبود بخش مربوط به ثبت اطلاعات وراث زوجه مطرح و مقرر شد این ایراد در سامانه اصلاح گردد.

 بر اساس توضیحات ارائه شده، اعلام شد:

• برای ثبت «درخواست تبعی» لازم است سردفتر ابتدا با کد ملی فرد مراجعه‌کننده وارد سامانه شده و سپس شماره پرونده مربوط به سامانه کاتب که با عدد ۲ آغاز می‌شود را وارد نماید تا پرونده مربوطه بازیابی و مراحل بعدی فعال شود. از جمله شرایط فعال شدن این فرآیند، ابلاغ شدن موضوع به زوج است.
• درخواست‌هایی که مربوط به پرونده‌های قبلی هستند همچنان باید از همان سامانه قبلی پیگیری و ارسال شوند.
• در این جلسه تأکید شد هر مرحله‌ای که در سامانه با «تیک سبز» مشخص می‌شود به منزله ذخیره شدن اطلاعات در همان مرحله است.
• در بخش مالی سامانه نیز قسمت پرداخت هنوز فعال نشده است، زیرا اطلاعات شماره شبای سردفتران کامل نبوده و نیاز به تکمیل داشته و به‌طور کامل در سامانه ثبت نشده و پس از تکمیل این اطلاعات، این بخش فعال خواهد شد.
• و سردفتران می‌‌توانند از طریق بخش «مکاتبات» در سامانه کاتب با اداره اجرا در ارتباط باشند.

روابط عمومی کانون مرکز
20 اردیبهشت 1405